Contexte et définition de poste

Missions et activités principales : 

• Vous assurez le suivi des ressources humaines de la direction, notamment le temps de travail du personnel, les plannings (mise à jour GITT), les cumuls d’activité et la continuité des services, en lien avec votre responsable.
• Vous suivez, en lien avec les cadres et pour le compte du directeur, les évaluations annuelles, les propositions de régime indemnitaire ainsi que les demandes de formation hors campagne d’évaluation.
• Vous traitez, en lien avec les cadres, les demandes de transformation de poste, de remplacement, les recrutements, les changements d’affectation et le suivi des stagiaires écoles.
• Vous êtes l’interlocuteur de la DRH pour les tickets restaurants et les titres de transport.
• Vous assurez le suivi logistique de la direction, incluant la gestion des réservations de salles, de matériel et de véhicules, ainsi que l’organisation des réunions et des déménagements.
• Vous gérez l’acquisition du petit matériel, du matériel informatique, des fournitures, des stocks d’imprimés et des supports de communication.
• Vous commandez et suivez les demandes de travaux et d’entretien des locaux après validation du responsable de la CMS, et vous veillez à l’état de propreté des locaux.
• Vous assurez le suivi des conventions d’occupation des locaux.
• Vous recensez la participation des professionnels aux conférences et colloques en lien avec la DCS.
• Vous veillez à la mise à jour du site collaboratif de la direction, notamment la page UTAS.
• Vous assurez l’accueil physique et téléphonique de la direction, régulez l’entrée des usagers et surveillez les accès.
• Vous recevez, filtrez et orientez les appels téléphoniques, identifiez les demandes et leur degré d’urgence, renseignez les usagers et les orientez vers les services compétents.
• Vous êtes le correspondant de la direction dans les domaines des ressources humaines, de la formation et de la logistique.
  
  

Missions et activités occasionnelles : 

• Vous gérez le courrier :
  Réception ;
  Tri ;
  Enregistrement ;
  Affranchissement ;
  Envoi.

Profil recherché

• Vous connaissez l’organisation, le contexte, les enjeux et le fonctionnement de la collectivité et de ses services.
• Vous connaissez les missions du service, de la direction et du pôle.
• Vous maîtrisez les règles de l’expression écrite et orale (orthographe, syntaxe et grammaire).
• Vous maîtrisez les techniques de communication orale.
• Vous maîtrisez les outils bureautiques et les logiciels métiers (GITT, Génésis DP, Fiducia).
• Vous savez organiser des réunions.
• Vous assurez le classement et la gestion documentaire.
• Vous savez organiser et gérer le temps de travail.
• Vous gérez des sites collaboratifs (SharePoint).
• Vous rédigez des comptes rendus.
• Vous faites preuve de discrétion et respectez la confidentialité.
• Vous êtes rigoureux.